Tätä Tietosuojakäytäntö sovelletaan Hydro Group -yritysten (”Hydro”) yleiseen tietojenkäsittelytoimintaan suhteessa henkilötietoihin, jotka liittyvät yksilöihin organisaatiomme ulkopuolella (ulkoiset/kolmannet osapuolet).

Voimaantulopäivä: 13. kesäkuuta, 2018

Hydro kunnioittaa tietosuojaasi ja käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tämä Tietosuojakäytäntö on tarkoitettu auttamaan sinua ymmärtämään, mitä tietoja keräämme, miksi keräämme niitä ja mitä teemme niillä, sekä vaihtoehtojasi koskien henkilötietojen käyttöä, niihin pääsyä ja niiden korjaamista.

Jokainen Hydro Group -yritys on rekisterinpitäjä henkilötietojen käsittelyssä. Yleiset tietojenkäsittelytoimet on kuvattu tässä tietosuojakäytäntössa. Yrityksillä voi olla tarkempia Tietosuojakäytäntö, joissa kuvataan niiden tiettyjä toimintoja tai palveluja.

1 Hydron tietosuojamenettely (Hydron sitovat yrityssäännöt – BCR)

Hydro Group -yritykset ovat sitoutuneet henkilötietojen suojaamisen yleiseen periaatteeseen Hydron käytännesääntöjen kautta. Tällaisen suojan toteuttamiseksi Hydro on hyväksynyt tietosuojamenettelyn.

Tietosuojamenettelyllä varmistetaan Hydron yhtenäiset ja yhdenmukaiset tietosuojaperiaatteet. Lisäksi Euroopan tietosuojaviranomaiset hyväksyvät tietosuojamenettelyn perustaksi henkilötietojen siirtämiselle Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilta Hydro-yrityksiltä ETA-alueen ulkopuolella sijaitseville Hydro-yrityksille.

Tietosuojamenettelyn julkinen versio on saatavilla täältä. Julkisessa versiossa selitetään Hydron sitovat yrityssäännöt (BCR) henkilötietojen käsittelyä varten, oikeusperusta henkilötietojen siirroille kolmansiin maihin ja rekisteröidyn oikeudet näiden sääntöjen mukaisesti.

2 Miten ja miksi keräämme ja käytämme henkilötietoja

2.1 Verkkosivustomme

Keräämme ja käytämme henkilötietoja verkkosivujemme kautta. Tämä sisältää evästeiden keräämät tiedot ja myös esimerkiksi tiedot, jotka saamme ottaessasi meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeiden kautta, jos haet meille töihin rekrytointiportaalimme kautta tai jos teemme verkkokyselyjä, joissa annat meille vapaasti henkilötietojasi. Nämä toiminnot ja tietojenkäsittely on kuvattu tarkemmin tietosuojakäytäntössa, jonka löydät kunkin verkkosivuston alatunnisteesta.

2.2 Markkinointi

Saat markkinointiviestintää (myös uutiskirjeitä), jos olet pyytänyt meiltä tällaisia tietoja tai ostanut meiltä tavaroita tai palveluita tai jos olet antanut meille tietosi, kun täytit yhteydenottolomakkeen ja olet antanut suostumuksesi saada meiltä markkinointiviestintää.

Jos tilaat uutiskirjeitä, lehdistötiedotteita tai muuta markkinointiviestintää, keräämme ja tallennamme nimesi ja sähköpostiosoitteesi, jotta voimme lähettää sinulle pyydetyt materiaalit. Voit myös seurata meitä sosiaalisessa mediassa, jolloin jokainen yksittäinen sosiaalisen median kanavan tarjoaja tallentaa henkilötietojasi Tietosuojakäytäntö mukaisesti.

2.3 Rekrytointi

Käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja, jos haet meiltä työpaikkaa. Keräämme ja käytämme meille antamiasi henkilötietoja, jotka sisältävät yleensä nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi, tietoja ansioluettelostasi ja muita hakemuksen sisältämiä tietoja.

Tällaisen käsittelyn tarkoituksena on käsitellä hakemuksesi ja käsittelyn oikeusperusta on sinun suostumuksesi. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksesi peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen. Lisätietoja rekrytointiportaaliimme liittyvästä tietojenkäsittelystä on annettu verkossa.

Joitakin työtehtäviä koskien teemme myös hakijoiden taustatarkastuksia osana rekrytointiprosessejamme. Tarkoituksena on todentaa hakijan henkilöllisyys, koulutus, työhistoria, todistukset ja muut työtehtävälle merkitykselliset seikat. Tällaiseen käsittelyyn voi sisältyä henkilötietoja henkilön nimestä, iästä, referensseistä, taloushistoriasta ja rikosrekistereistä julkisesti saatavilla olevien tietojen lisäksi.

Taustatarkastuksiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on suostumuksesi tarvittaessa tai sovellettavan lain mukaisesti. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksesi peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen. Jos sovellettava laki edellyttää taustatarkastuksia, asianomainen laki on käsittelyn oikeusperusta. Muissa tapauksissa käsittelyn oikeusperusta on oikeutettu etumme liiketoiminnan turvaamisessa.

2.4 Turvallisuus

Hydro-yrityksillä on käytössä erilaisia turvatoimia, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Tämän tarkoituksena on estää laiton tai luvaton pääsy alueille, rakennuksiin, tiloihin, järjestelmiin, prosesseihin tai laitteisiin. Esimerkiksi Hydron tiloissa voi olla toimintalokeja, kameravalvonta, kuljetusajoneuvojen valvonta sekä kuljettajien ja vierailijoiden ja työntekijöiden kulunvalvonta. Keräämämme ja käyttämämme henkilötiedot riippuvat kyseisistä turvatoimista, ja sisältävät kuvia ja videoita sinusta, nimesi, puhelinnumerosi ja työpaikkasi, tiloihin saapumisesi päivämäärän ja kellonajan ja tietoja ajoneuvosta, jolla ajat.

Henkilötietojen tällaisen käsittelyn oikeusperusta on oikeutettu etumme liiketoiminnan turvaamisessa ja muut tähän liittyvät oikeudelliset vaatimukset.

2.5 Liikesuhteisiin liittyvät tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja asiakas-, toimittaja- ja kumppanisuhteiden tukemiseksi ja hallitsemiseksi pääasiassa sopimusten solmimista ja niiden ehtojen täyttämistä varten.

Käsittelemme tällaisiin liikesuhteisiin liittyviä henkilötietoja perustuen suostumukseesi ja oikeutettuun etuumme edistää suhdettamme asiakkaidemme, toimittajien ja yhteistyökumppaniemme kanssa ja varmistaa näiden suhteiden hyvä hallinnointi ja tukeminen. Suostumukseesi perustuvan käsittelyn osalta voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksesi peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

2.6 Sosiaaliset tapahtumat

Hydro voi hoitaa rekisteröitymisen sosiaaliseen tapahtumaan, jossa Hydro toimii järjestäjänä tai sponsorina. Tällaisissa tapauksissa Hydro käsittelee tapahtumaan kutsuttujen sekä tapahtumaan rekisteröityneiden ihmisten henkilötietoja. Tämä käsittely rajoittuu tietoihin, joita tarvitaan sosiaalisen tapahtuman järjestämiseen, ja se sisältää henkilötietoja, kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, työpaikan ja aseman sekä mahdolliset erityistarpeet. Käsittelemme henkilötietoja tällaisiin tarkoituksiin rekisteröitymisesi ja antamasi suostumuksen perusteella. Henkilötiedot poistetaan, kun tarkoitukset on täytetty. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa poistamalla rekisteröitymisen tapahtumaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksesi peruuttamista tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

2.7 Toiminnan asianmukaisuutta koskevat taustaselvitykset

Osana toiminnan asianmukaisuuden taustaselvitysprosessiamme keräämme tietoja toimittajistamme ja liikekumppaneistamme, jotta voimme varmistaa muun muassa korruptionvastaisten lakien ja vientitarkastusten noudattamisen. Tähän prosessiin voi kuulua tällaisiin toimittajiin ja liikekumppaneihin liittyvien henkilöiden henkilötietojen keräämistä. Taustaselvitysprosessin oikeusperustat ovat lailliset velvoitteet ja oikeutettu etumme liiketoiminnan turvaamisessa.

2.8 Oikeudelliset velvoitteet ja oikeudelliset menettelyt

Hydro-yrityksillä on erilaisia oikeudellisia velvoitteita, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Nämä oikeudelliset velvoitteet vaihtelevat maittain ja yhtiökohtaisesti, ja ne sisältävät tyypillisesti veroja ja kirjanpitoa koskevia velvoitteita. Nämä oikeudelliset velvoitteet ovat perustana tällaiselle henkilötietojen käsittelylle.

Hydro käsittelee henkilötietoja myös oikeudenkäyntien yhteydessä. Tällaisen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta ovat Hydron oikeutetut edut oikeusvaatimusten perustamiseen, käyttämiseen tai puolustamiseen.

3 Kenen kanssa jaamme henkilötietoja

Hydro jakaa henkilötietoja vain tietosuojamenettelyjemme (Hydron sitovat yrityssäännöt) ja sovellettavan tietosuojalain mukaisesti.

Jaamme henkilötietoja:

• Muiden Hydro Group -yritysten kanssa
• Kolmannen osapuolen palveluntarjoajien kanssa
• Viranomaisten ja yksityisien tahojen kanssa (esim. rahoituslaitokset) lain mukaisesti

Tapauksissa, joissa myymme tai ostamme yrityksiä tai omaisuutta, saatamme luovuttaa henkilötietojasi mahdollisille ostajille tai myyjille.

Jos henkilötietojen jakamiseen liittyy henkilötietojen siirtoa vastaanottajalle, joka on EU:n/ETA:n ulkopuolella, siirroissa noudatetaan tietosuojamenettelyssämme (Hydron sitovat yrityssäännöt) vahvistettuja menettelyjä.

4 Tietoturva

Hydro suojaa henkilötietojasi teknisten ja organisatoristen turvatoimien avulla.

5 Oikeutesi

Sinulla on pyynnöstä oikeus saada tietoa kaikista henkilötiedoista, joita Hydro käsittelee sinusta. Voit myös pyytää, että kaikki liialliset henkilötiedot, joita mahdollisesti käsittelemme, poistetaan tai estetään, ja pyytää oikaisemaan mahdollisesti käsittelemiämme virheellisiä henkilötietoja. Voit myös ottaa yhteyttä kansalliseen tietosuojavirastoon valitusta varten, katso lisätiedot alla.

Jos haluat enemmän tietoja kuin tässä käytännössä on annettu, esimerkiksi siitä, miten tietojasi käytetään, miten takaamme tietojesi turvallisuuden ja oikeudestasi käyttää tietoja, joita meillä on sinusta, ota yhteyttä yhteydenottolomakkeella, jonka löydät osoitteesta www.hydro.com (valitse aihe: ”Tietosuoja”) tai ota meihin yhteyttä puhelimitse: +47 22 53 81 00.

6 Valitukset

6.1 Valitukset Hydrolle

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten sinua koskevia henkilötietoja käsitellään, voit tehdä valituksen Hydrolle. Tee valitus käyttämällä Hydron yhteydenottojärjestelmää osoitteessa www.hydro.com ja valitse aihe ”Tietosuoja”.

Yleensä saat kirjallisen vastauksen meiltä neljän (4) viikon kuluessa siitä, kun olemme saaneet valituksen. Jos, riippuen valituksen monimutkaisuudesta, emme voi antaa sinulle vastausta neljän (4) viikon kuluessa, ilmoitamme asiasta sinulle ja annamme sinulle kohtuullisen arvion siitä, milloin voit odottaa vastausta. Aikaraja ei ylitä kolmea (3) kuukautta valituksen vastaanottamisesta.

6.2 Valitukset tietosuojaviranomaiselle

Voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Voit valita, haluatko tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle siellä missä asut, missä työskentelet tai missä katsot oikeuksiasi rikotun.

Pyydämme sinua harkitsemaan valituksen tekemistä suoraan Hydrolle ennen yhteydenottoa tietosuojaviranomaiseen.

7 Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita koskien tietosuojaasi tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeella osoitteessa www.hydro.com (valitse aihe: ”Tietosuoja”), soittamalla meille numeroon: +47 22 53 81 00 tai ottamalla yhteyttä paikallisiin tietosuojavaltuutettuihimme.

8 Muutokset tähän tietosuojakäytäntöon

Tarkistamme Tietosuojakäytäntö säännöllisesti. Tietosuojakäytäntö on päivitetty viimeksi 13. kesäkuuta 2018. Uudet versiot julkaistaan verkkosivustolla ja siitä ilmoitetaan sinulle hyvissä ajoin.